С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки
16 декабря 2019 года Президент России подписал Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)». Закон вступает в силу 1 января 2020 года.
Отметим, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
Федеральным законом Трудовой кодекс РФ дополняется статьей 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающей сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора, которая представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда РФ.
В соответствии с федеральным законом с 1 января 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и трудовая книжка указанным работникам не оформляется.
Работник может получить сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме:
- у работодателя по последнему месту работы;
- в МФЦ;
- в Пенсионном фонде РФ;
- с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Каждый работник по 31 декабря 2020 года подает работодателю письменное заявление о своем выборе: о продолжении ведения работодателем трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности.
Работникам, подавшим заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатели выдают трудовые книжки на руки и после этого освобождаются от ответственности за их ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится соответствующая запись.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующих трудоустройствах к другим работодателям.
Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.
Лица, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав его работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам относятся работники, которые по состоянию на 31.12.2020 г. не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы (на период временной нетрудоспособности; отпуска, в том числе за свой счет, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет; отстранения от работы, а также лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений).
Форма предоставления работнику работодателем сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя, форма предоставления лицу, имеющему стаж работы по трудовому договору, сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР и порядок заполнения форм утверждается Минтрудом России по согласованию с ПФР.
Форма предоставления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ устанавливается Пенсионным фондом РФ по согласованию с Минтрудом России.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР, работодатель обязан по письменному заявлению работника представить уточненные или дополненные сведения о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
В целях реализации новых требований в течение 2020 года работодатели проводят ряд подготовительных мероприятий:
- обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ;
- уведомление по 30 июня 2020 г. каждого работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства, в том числе о праве работника подать заявление на выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности;
- принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- подготовка и обсуждение с уполномоченными представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.
16 декабря 2019 года Президентом Российской Федерации подписан Федеральный закон № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Согласно федеральному закону работодатель представляет в Пенсионный фонд России сведения о работающих у него зарегистрированных лицах (физических лицах, которым открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета) в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со статьей 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Указанные сведения представляются:
1) с 1 января 2020 года – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место вышеуказанные случаи. При представлении данных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя, при их отсутствии – не позднее 15.02.2020 г.;
2) с 1 января 2021 года:
- в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
- в случаях приема на работу и увольнения работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется работодателем с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом РФ.
Особенности представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий работников будут установлены Минтрудом России по согласованию с федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, иными федеральными государственными органами и Пенсионным фондом РФ.