Отдел делопроизводства

Основные функции:

Обеспечение эффективной единой системы учета прохождения документов, контроль их исполнения в министерстве, его подразделениях, совершенствование ведения делопроизводства
- обеспечение первичной обработки входящих документов (прием, регистрация, учет, хранение, доставку) в аппарате Министерства;
- осуществление регистрации, отправление исходящей корреспонденции с помощью системы межведомственного электронного документооборота Правительства Республики Татарстан, по почте, телеграфом, фельдъегерской и факсимильной связью, с нарочными;
- осуществление учета, регистрации и рассылки организационно-распорядительных документов Министерства в единой межведомственной системе электронного документооборота
- осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями Министерства указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Президента Республики Татарстан, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Татарстан;
- осуществление контроля за своевременным исполнением контрольных документов в соответствии с резолюциями руководства Министерства, анализирует состояние исполнительской дисциплины, подготовка отчетов ;
- обеспечение оперативного направления исполнителям контрольных документов и своевременное информирование о сроках рассмотрения
- осуществление взаимодействия с соответствующими службами Аппарата Президента Республики Татарстан, Государственного Совета Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан по исполнению контрольных документов;
- осуществление взаимодействия с соответствующими службами Аппарата Президента Республики Татарстан, Государственного Совета Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан по исполнению контрольных документов;
- осуществления качества оформления документов представляемых на подпись министру, первому заместителю министра в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Министерство;
- осуществление контроля прохождения корреспонденции в режиме Электронного правительства и ведения справочной работы по ней;
- организация внедрения современных информационных технологий документационного обеспечения отрасли для перехода на безбумажную (электронную) технологию;
- проведение мероприятий по повышению качества работы с документами, сокращению переписки, сроков прохождения и исполнения документов в аппарате министерства и подведомственных организациях;
- разработка распорядительных и методических документов по вопросам организации делопроизводства и электронного документооборота, в Министерстве и подведомственных Министерству учреждениях;
- обеспечение первичной обработки входящих документов для служебного пользования (ДСП) в аппарате Министерства;
- разработка образцов фирменных бланков Министерства и подведомственных учреждений;

Организация работы с обращениями граждан в министерстве

- обеспечение приема, регистрации, учета поступающих в Министерство письменных обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, коллективных обращений и др.) в установленные законодательством сроки по единой межведомственной системеэлектронного документооборота;
- осуществление контроля за сроками прохождения и рассмотрения письменных обращений граждан, анализирование состояние исполнительской дисциплины, подготовка отчетов;
- организация работы по переводу письменных обращений граждан в адрес Министерства в официальных периодических изданиях;

Обеспечение сохранности и комплектования документов министерства

- разработка и подготовка сводной годовой номенклатуры дел Министерства;
- оказание методической помощи, структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатуры дел отделов, контролирование правильности формирования и оформления дел;
- разработка рекомендации по регламентированию порядка передачи структурными подразделениями документов в архив министерства;
- подготовка и в установленном порядке передача на хранение в Национальный архив Республики Татарстан документы министерства;
- присваивание индексов вновь создаваемым структурным подразделениям министерства;
- выдача архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющих в документах архива, ответы на запросы и ведение их учета;
- организация и осуществление выполнение машинописных и копировально-множительных работ, осуществление учет объемов копировальных и печатных работ;
- участие в организации проведения заседаний коллегий Министерства, других совещаний проводимых Министерством;
- выполнение иных функций, определяемых министром.